Convocation et séance
Les commissions administratives paritaires se réunissent ponctuellement, pour examiner des questions d’ordre individuel relatives à la situation et à la carrière des agents.
Elles tiennent au moins deux séances dans l’année. En outre, sur demande écrite d’au moins la moitié des représentants titulaires du personnel, le président est tenu de convoquer une commission dans un délai maximum d’un mois.
La CAP est convoquée par son président, avec indication de l’ordre du jour ; la convocation peut être faite par tous moyens, et notamment par courrier électronique.
L’éloignement ou le congé annuel d’un membre de la CAP ne change rien à l’obligation de le convoquer, du moment qu’il n’est pas dans l’impossibilité de siéger et qu’il n’a pas fait connaître son intention de ne pas assister à la séance.
L’absence de convocation d’un membre qui aurait dû siéger entache d’irrégularité la procédure de consultation de la CAP, et donc la décision de l’autorité territoriale.
En présence des membres titulaires, les membres suppléants ne sont pas convoqués ; ils doivent simplement être informés de la tenue de la CAP.
Aucun délai minimum n’est prévu pour la convocation. Cependant, huit jours au moins avant la date de la séance de la CAP, toutes pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leurs missions doivent être communiqués aux membres.
Concernant l’ordre du jour, les CAP sont saisies des questions relevant de leur compétence :
- soit par leur président
- soit sur demande écrite signée par au moins la moitié des représentants titulaires du personnel
Les représentants syndicaux du personnel bénéficient d’une autorisation d’absence pour pouvoir participer aux commissions. Elle leur est accordée :
- de droit, sur simple présentation de leur convocation
- pour une durée qui comprend non seulement les temps de trajet et la durée prévisible de la réunion, mais aussi un temps égal à cette durée pour leur permettre d’assurer la préparation et le compte rendu des travaux.
Les membres qui siègent avec voix délibérative, et eux seuls, sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour.
Présidence, secrétariat, règlement intérieur
Les CAP sont présidées par l’autorité territoriale investie du pouvoir de nomination ; lorsqu’elles sont placées auprès du centre de gestion, le président du centre assure la présidence. Le président de la CAP peut se faire représenter par un élu.
Le président peut désigner le DGS ou son représentant ou, lorsque la CAP est placée auprès d’un centre de gestion, le directeur général du centre ou son représentant pour l’assister lors de la réunion de la CAP.
Exception : lorsque la CAP siège en tant que conseil de discipline, sa présidence est assurée par un magistrat de l’ordre administratif, en activité ou honoraire. Celui-ci est désigné par le président du tribunal administratif dans le ressort duquel est situé le siège du conseil de discipline.
Le secrétariat est assuré par un représentant de l’administration, qui est désigné par l’autorité territoriale.
La CAP désigne en son sein, parmi les représentants du personnel, un secrétaire adjoint.
Chaque CAP établit son règlement intérieur, qui est approuvé par l’autorité territoriale. Si elle est placée auprès d’un centre de gestion, elle transmet ce règlement aux autorités territoriales des collectivités et établissements affiliés.
Participation aux séances
Les séances des CAP ne sont pas publiques. Le fonctionnaire dont la situation va être examinée lors de la réunion ne peut donc pas demander à être entendu, ni même à y assister.
Les suppléants peuvent assister aux séances, sans pouvoir prendre part aux débats ; ils n’ont en effet pas voix délibérative, sauf :
- s’ils remplacent un titulaire absent
- dans certains cas de formation restreinte ou particulière
Le fait qu’un représentant suppléant ait participé aux débats alors que le représentant titulaire était présent, et que ses propos aient été de nature à influer sur le sens des votes, rend la procédure irrégulière.
En revanche, le fait qu’un agent assurant le secrétariat ait assisté à la séance, sans participer au délibéré, ne remet pas en cause la régularité de la procédure.
Le directeur général des services ou le directeur général peut être amené à assister aux séances, puisque le président de la CAP peut lui demander de l’assister.
Enfin, des experts peuvent avoir été convoqués par le président de la CAP, à la demande des représentants des collectivités ou établissements ou à la demande des représentants du personnel, afin d’être entendus sur un point inscrit à l’ordre du jour.
Ils n’assistent qu’à la partie du débat relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués, et n’assistent pas au vote.
Tout représentant titulaire empêché de prendre part à une séance de la CAP peut se faire remplacer par n’importe lequel des représentants suppléants.
Cependant, pour les représentants du personnel, cette possibilité n’existe qu’entre représentants élus sur une même liste de candidats ou tirés au sort et appartenant au même groupe hiérarchique.
Les fonctionnaires qui ont vocation à être inscrits à un tableau d’avancement doivent quitter la séance pendant l’examen de ce tableau.
Si tous les représentants du personnel relevant d’un groupe remplissent les conditions pour être inscrits au tableau d’avancement, il faut désigner des représentants parmi les fonctionnaires du groupe n’ayant pas vocation à être inscrits au tableau ; la désignation se fait par tirage au sort.
Si les fonctionnaires tirés au sort refusent de siéger, la CAP est composée des seuls représentants titulaires et suppléants du personnel relevant du groupe hiérarchique supérieur, et d’un nombre égal de représentants de la collectivité ou de l’établissement public ; les suppléants ont alors voix délibérative.
S’il n’existe aucun représentant du personnel relevant du groupe dans lequel est classé le grade auquel le tableau donne accès, la CAP est complétée par des représentants du groupe supérieur. S’il n’y a pas de groupe supérieur, la commission est composée des seuls représentants titulaires et suppléants relevant du groupe dans lequel est classé le grade ou emploi d’origine, et d’un nombre égal de représentants de la collectivité ou de l’établissement public ; les suppléants ont alors voix délibérative.
Formation et quorum
Lorsque la CAP siège en conseil de discipline, des règles particulières de formation sont prévues.
En dehors de leur formation disciplinaire, les CAP instituées pour les catégories A, B et C siègent :
- en formation restreinte, lorsqu’elles sont saisies de questions portant sur la promotion interne, sur la notation, sur l’avancement d’échelon ou sur un tableau d’avancement de grade
- ou en formation plénière, sur les autres questions
Lorsque la CAP siège en formation restreinte, sont uniquement appelés à délibérer :
- les représentants du personnel relevant du groupe hiérarchique dans lequel est classé le grade ou l’emploi du fonctionnaire intéressé ou, lorsque la CAP est saisie sur la promotion interne, les représentants du personnel relevant du groupe hiérarchique du grade ou emploi de promotion
- les représentants du personnel relevant du groupe hiérarchique supérieur
- des représentants de la collectivité ou de l’établissement, en nombre égal au nombre total de représentants du personnel
Si le fonctionnaire dont le cas est soumis à la CAP siégeant en formation restreinte, appartient au groupe hiérarchique supérieur, sont appelés à siéger :
- le ou les représentants titulaires du personnel relevant de ce groupe, avec leurs suppléants qui ont alors voix délibérative
- un nombre égal de représentants de la collectivité ou de l’établissement
Lors de l’ouverture de la réunion de la CAP, la moitié au moins de ses membres doivent être présents ou représentés.
Dans le cas particulier où la commission siège en tant que conseil de discipline, une double règle de quorum, plus exigeante, doit être respectée.
La législation ne prévoit pas la possibilité d’une seconde délibération sans quorum lorsque celui-ci n’a pas été atteint suite à la première convocation, sauf, là encore, dans le cas où la CAP siège en qualité de conseil de discipline.
Le quorum doit être calculé non sur le nombre total des membres qui composent la commission, mais sur le nombre de ceux d’entre eux qui sont habilités à siéger. Ce principe trouvera à s’appliquer lorsque la CAP siège en formation restreinte ou lorsqu’une représentation a dû être réduite afin d’assurer la parité.
Par ailleurs, le départ, en cours de réunion, de tout ou partie des représentants du personnel en vue de faire délibérément obstacle au déroulement normal de la procédure, ne remet pas en cause la régularité de la délibération de la commission.
Avis et procès-verbal
Les avis ou propositions sont émis à la majorité des suffrages exprimés.
Lorsqu’aucune proposition ou aucun avis n’a pu être formulé, en raison d’un partage égal des voix, et qu’une décision de l’autorité territoriale est subordonnée à une proposition ou à un avis de la CAP, la décision peut quand même légalement être prise.
En revanche, la procédure est irrégulière, et la décision illégale, lorsqu’aucun vote n’a eu lieu.
L’avis de la CAP est purement consultatif : il ne lie pas l’autorité territoriale.
Toutefois, lorsque l’autorité territoriale prend une décision contraire à l’avis ou à la proposition de la CAP, elle informe cette dernière, dans un délai d’un mois, de ses motifs.
L’avis ne peut pas en lui-même être contesté devant le juge administratif.
En revanche, la décision pourra être annulée par le juge administratif, en cas de recours :
- si la CAP n’a pas été consultée alors qu’elle aurait dû l’être
- si la procédure de consultation de la CAP a été irrégulière
En particulier, l’avis de la CAP doit toujours précéder la décision de l’autorité territoriale. Par conséquent, le fait que cet avis intervienne après la décision rend cette dernière irrégulière.
Après chaque séance, un procès-verbal est établi. Signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint, il est transmis, dans un délai d’un mois suivant la séance, aux membres de la CAP.
Lors de la séance suivante, le procès-verbal est soumis à l’approbation des membres de la commission.
Les dispositions réglementaires ne précisent pas quel doit être le contenu du procès-verbal. Parmi les informations utiles, il est notamment indiqué de mentionner, le cas échéant, le départ en cours de séance de membres ayant voix délibérative, afin d’éviter un litige portant sur le décompte des voix.
Tous les documents élaborés par les CAP, et notamment les procès-verbaux de leurs réunions, doivent être considérés comme des documents nominatifs, au sens de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978. Ils sont donc communicables au fonctionnaire, pour la partie qui le concerne. Il est ainsi recommandé que les procès-verbaux soient rédigés de telle façon que les appréciations relatives à chaque agent puissent être isolées à fin, le cas échéant, de communication aux intéressés et d’insertion dans le dossier individuel.
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