Convocation et séance
Le CHSCT doit se réunir, sur convocation de son président, au moins 3 fois par an.
La convocation est accompagnée de l’ordre du jour de la séance. Elle peut être envoyée par tous moyens, notamment par courrier électronique.
Aucun délai n’est prévu pour l’envoi de la convocation. Cependant, ce délai doit être précisé dans le règlement intérieur.
Par ailleurs, toutes pièces et documents nécessaires à l’accomplissement des fonctions de membre du CHSCT doivent être communiquées au plus tard huit jours avant la date de la séance.
Les suppléants peuvent assister aux séances du CHSCT sans pouvoir prendre part aux débats. Ils ont voix délibérative en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.
Le Comité peut également être réuni, dans un délai maximum d’un mois, sur demande écrite de 2 représentants du personnel titulaires pour les comités composés au plus de 4 représentants titulaires, et 3 représentants dans les autres cas.
Présidence, secrétariat, règlement intérieur
Chaque CHSCT établit son règlement intérieur.
Le président est désigné par l’autorité territoriale parmi les élus de l’organe délibérant ou parmi les agents de la collectivité ou de l’établissement.
Le président du CHSCT peut se faire assister ponctuellement par des agents de la collectivité ou de l’établissement non membres du CHSCT, si ces derniers sont concernés par l’ordre du jour.
Le président désigne un agent chargé du secrétariat administratif du CHSCT, qui assiste aux réunions sans participer au débat.
Le secrétaire du comité (à différencier de l’agent chargé du secrétariat administratif du comité) est désigné par les représentants du personnel en leur sein pour un mandat d’une durée déterminée ; il signe les PV des réunions avec le président, est consulté par le président sur l’établissement de l’ordre du jour et peut proposer l’inscription de points complémentaires.
Participation aux séances
Les séances ne sont pas publiques.
Les membres suppléants peuvent y assister mais ne peuvent pas prendre part aux débats, sauf s’ils remplacent un titulaire absent, auquel cas ils ont voix délibérative.
Les médecins de prévention, le conseiller de prévention ou à défaut l’assistant de prévention, l’ A.C.F.I. peuvent assister avec voix consultative au CHSCT quand la situation de la collectivité auprès de laquelle il est placé est évoquée.
Peuvent également assister aux séances du CHSCT :
- des experts ou une personne qualifiée, convoqués par le Président à son initiative ou à la demande des représentants titulaires du personnel. Ces experts ou personnes qualifiées n’ont pas voix délibérative et n’assistent qu’à la partie des débats portant sur les questions pour lesquelles ils ont été sollicités.
- un ou plusieurs agents de la collectivité concernée par les questions sur lesquelles le CHSCT est consulté et pour lesquelles le Président leur a demandé d’assister.
Quorum
Les conditions de quorum suivantes doivent être remplies :
- au moins la moitié des représentants du personnel doivent être présents lors de l’ouverture de la réunion du comité,
- lorsqu’une délibération a prévu le recueil par le comité technique de l’avis des représentants de la collectivité ou de l’établissement, la moitié au moins de ces représentants doivent être présents.
Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée, dans un délai de huit jours, aux membres du comité. Celui-ci siège alors valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de présents.
Avis et procès-verbal
L’avis du CHSCT est émis à la majorité des représentants du personnel présents ayant voix délibérative.
Cependant, une décision de l’organe délibérant de la collectivité territoriale ou de l’établissement peut prévoir le recueil de l’avis des représentants de la collectivité ou de l’établissement qui sera rendu par collège séparé : dans ce cas, l’avis du CHSCT sera rendu sur les bases de l’avis donné par les 2 collèges. En cas d’égalité des voix au sein du collège, l’avis de celui-ci est réputé avoir été donné.
Après chaque séance du CHSCT, un procès-verbal est établi. Ce procès-verbal est approuvé lors de la séance suivante.
Il est signé par le président, contresigné par le secrétaire et transmis dans un délai d’un mois aux membres du comité du CHSCT.
Pour les collectivités ou établissements publics relevant du comité technique du CDG80, les propositions et avis du comité sont transmis à l’autorité territoriale qui les porte à la connaissance des agents dans un délai d’un mois par tout moyen approprié.
Le moyen approprié peut consister en un affichage, étant entendu que tous les renseignements à caractère nominatif pouvant y figurer doivent avoir été retirés préalablement à son affichage.
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