Le rapport disciplinaire
Quel que soit le degré de la sanction et le statut de l’agent, la collectivité doit toujours constituer un rapport disciplinaire. Il est établi préalablement à l’engagement de la procédure disciplinaire.
Il constitue l’état des manquements commis par l’agent, connus par la collectivité et que l’autorité territoriale entend sanctionner.
Le rapport expose la présentation des faits et de leurs circonstances : l’autorité territoriale reprend avec précision les faits reprochés et précise en quoi ils constituent une faute. Il précise le degré de la sanction envisagée par l’autorité territoriale.
Il doit être accompagné des pièces qui fondent le rapport (témoignages, lettres administrés, photos, pièces comptables, coupures de presse, condamnation pénale…).
Les poursuites disciplinaires à l’encontre d’un agent doivent être engagées dans un délai raisonnable à compter de la date à laquelle les faits sont connus.
Aucun texte applicable à l’ensemble de la fonction publique n’enferme dans un délai déterminé l’exercice de l’action disciplinaire. Néanmoins, l’autorité compétente doit respecter, sauf à méconnaître un principe général du droit répressif, un délai raisonnable entre la date où elle a connaissance des faits reprochés à un agent, et celle où elle décide d’engager des poursuites disciplinaires contre lui, ainsi qu’entre cette dernière date et celle où elle décide de prononcer une sanction.
Or, en l’espèce, l’autorité administrative a eu connaissance à la date du recrutement de l’intéressée de l’irrégularité de ce recrutement, notamment en ce qui concerne la falsification du diplôme figurant alors dans son dossier personnel. Ce recrutement litigieux a eu lieu en 1990 comme les fautes reprochées à l’agent qui remontent aussi à cette époque. Ainsi, l’administration n’a pas pu engager pour ces faits une procédure disciplinaire contre l’intéressée en novembre 2009 sans méconnaître le principe général du droit énoncé ci-dessus. Ainsi, la décision prise en 2010 et prononçant la révocation de l’intéressée a été annulée.
Cour administrative d’appel de Marseille, le 19 juillet 2013, req. n°11MA02224
L’envoi du courrier informant l’agent de l’engagement de la procédure disciplinaire
Cet envoi permet de respecter les droits de la défense. Le non respect de cette étape entraîne l’annulation de la sanction pour irrégularité substantielle.
Le courrier est :
- soit adressé en recommandé avec accusé de réception,
- soit remis en main propre à l’agent par un agent assermenté contre signature d’un procès-verbal de remise du courrier.
La collectivité doit obtenir la preuve de remise du courrier (avis de dépôt du courrier par la poste, avis de non distribution, procès-verbal de l’agent assermenté…) qu’elle devra joindre au dossier disciplinaire.
Le courrier comporte obligatoirement les éléments suivants :
- information de l’agent des griefs qui lui sont reprochés : les faits doivent être détaillés et circonstanciés,
- information de l’agent qu’une procédure disciplinaire est envisagée à son encontre et qu’elle est la sanction qu’il encourt. Si la mise en œuvre de la sanction nécessite la saisine préalable du conseil de discipline, cette procédure doit être indiquée dans le courrier,
- invitation de l’agent à venir prendre communication intégrale de son dossier individuel (pièces administratives et disciplinaires constituant son dossier) auprès du service des ressources humaines. L’agent doit disposer d’un « délai raisonnable » pour prendre connaissance de son dossier. Les pièces du dossier individuel doivent être classées par genre et être numérotées,
- précision que l’agent peut se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix lorsqu’il viendra consulter son dossier individuel,
- précision que l’agent peut présenter ses observations
Téléchargez le modèle de courrier dans la rubrique « modèle d’actes et formulaires : Procédure disciplinaire »
La consultation du dossier par l’agent
Si l’agent ne vient pas volontairement consulter son dossier, la procédure pourra valablement se poursuivre. Si l’agent se trouve en congé de maladie l’empêchant de venir consulter son dossier (sur justification d’un certificat médical), il sera nécessaire de repousser la date limite de consultation à la date où il sera en mesure de se déplacer.
Si l’agent vient consulter son dossier, la collectivité doit lui demander de signer une attestation des pièces qu’il a consultées afin d’éviter tout litige ultérieur : Téléchargez le modèle de procès-verbal dans la rubrique « modèle d’actes et formulaires : Procédure disciplinaire »
La mise en œuvre de la sanction
Sanction ne nécessitant pas la saisine du conseil de discipline
Les sanctions du premier groupe pour les agents titulaires ainsi que les sanctions d’avertissement, de blâme et d’exclusion temporaire de fonctions d’une durée maximale de 3 jours pour les agents stagiaires ne nécessitent pas la saisine du conseil de discipline ainsi que les sanctions pour les non titulaires.
Elles sont notifiées à l’agent par lettre (pour l’avertissement) ou par arrêté.
Téléchargez les modèles dans la rubrique « modèle d’actes et formulaires : Procédure disciplinaire »
Il est conseillé d’attendre que l’agent ait consulté son dossier avant de lui notifier sa sanction. Si l’agent ne vient pas consulter son dossier, il est préférable d’attendre la fin du délai de consultation.
Sanction nécessitant la saisine préalable du conseil de discipline
Les sanctions des groupes 2, 3 et 4 des agents titulaires ainsi que les sanctions d’exclusion temporaire de fonctions de 4 à 15 jours et d’exclusion définitive de service pour les agents stagiaires nécessitent l’avis préalable du conseil de discipline avant d’être mises en œuvre.
Le conseil de discipline est saisi par courrier de l’autorité territoriale accompagné du dossier disciplinaire composé :
La lettre de saisine du conseil de discipline : Téléchargez les modèles dans la rubrique « modèle d’actes et formulaires : Procédure disciplinaire »
- Le rapport disciplinaire établi par l’autorité territoriale accompagné de toutes les pièces qui le fondent
- Les observations présentées par l’agent (s’il en a présentées)
- La copie du dossier administratif de l’agent (en double exemplaire) dont toutes les fiches de notation
- Le double du courrier envoyé à l’agent l’informant de l’engagement de la procédure disciplinaire à son encontre avec la preuve de remise du courrier
- Le procès-verbal de communication de dossier dûment signé par l’agent (si celui-ci est venu consulter son dossier)
- Une pièce exposant la situation familiale et l’adresse exacte de l’agent (en vue de la convocation par le conseil de discipline)
Ce dossier disciplinaire doit être adressé à Monsieur le Président du Conseil de Discipline, Centre de Gestion de la Somme, 32 rue Lavalard, CS 12604 80026 AMIENS CEDEX.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du conseil de discipline
Après s’être réuni sous la Présidence d’un juge administratif en présence du représentant de la collectivité et de l’agent, le conseil de discipline rend son avis sur la sanction demandée par la collectivité. Un procès-verbal est établi par le secrétariat du conseil de discipline et signé par le Président du conseil de discipline. Il est transmis à la collectivité et à l’agent.
Ce n’est qu’après réception de ce procès-verbal que la collectivité pourra notifier sa sanction à l’agent.
L’autorité n’a pas l’obligation de suivre l’avis du conseil de discipline si celui-ci propose une sanction moins élevée que celle proposée par l’autorité territoriale dans le rapport disciplinaire mais elle ne peut pas notifier à l’agent une sanction plus élevée que celle qui était proposée dans le rapport.
La sanction est notifiée à l’agent par arrêté.
La décision de sanction peut faire l’objet, dans les deux mois suivant la date de sa notification, d’un recours gracieux et/ou d’un recours contentieux devant le Tribunal Administratif d’Amiens, 14 rue Lemerchier, 80000 AMIENS.
En cas de recours contentieux, le délai de deux mois pour saisir le tribunal administratif est suspendu jusqu’à la notification de la décision définitive de l’administration.
La sanction reste immédiatement applicable même si le fonctionnaire fait un recours.
Consultez les modèles d’arrêté de sanction dans la rubrique « modèle d’actes et formulaires : Procédure disciplinaire »
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